Há uma tarefa ingrata a cada ano para os profissionais do Direito: preparar um orçamento anual para o seu departamento. É um procedimento muitas vezes tedioso e sujeito a equívocos, principalmente se for baseado em suposições.
Não por acaso, uma pesquisa da Gartner envolvendo mais de 200 CFO’s, revelou que apenas 7% planejam aumentar os gastos nos departamentos jurídicos neste ano. Essa realidade ressalta a pressão orçamentária que o setor enfrenta.
Diante desse cenário desafiador, fica evidente que o orçamento do departamento jurídico em 2024 exigirá uma abordagem estratégica e inovadora para garantir a eficiência operacional e o cumprimento das metas organizacionais. Mais do que isso, o planejamento orçamentário deve estar alinhado com as metas da organização, de modo a refletir adequadamente as necessidades de ajuste nos serviços jurídicos, visando alcançar os objetivos gerais da empresa.
Como resposta a esses desafios, apresentamos neste texto um panorama para a elaboração de um bom orçamento para seu departamento jurídico para os próximos anos.
Criando um roteiro
A primeira coisa que você precisa fazer ao preparar um orçamento anual do departamento jurídico é montar uma lista de todos os itens que o compõem. Isso inclui salários, materiais para o escritório, investimento em tecnologia e consultorias, projetos, viagens, eventos, alocações, eventuais riscos, entre outros.
É através desse roteiro que você identifica detalhes críticos do seu departamento jurídico, incluindo como ele funciona e como você pode alcançar melhor os planos estratégicos de curto e longo prazo. O objetivo aqui é fazer com que seu departamento jurídico antecipe os desafios futuros e se prepare para quaisquer aumentos substanciais de custos, alinhando sempre que necessário as metas específicas do departamento com as da empresa.
Nesse sentido, existem três maneiras pelas quais um orçamento pode melhorar a eficácia de um departamento jurídico:
- Verificando os pontos fortes: Ao analisar os custos e seus resultados é possível determinar onde estão os pontos mais fortes de seu departamento jurídico. Saber se os colaboradores são produtivos ou se o departamento foi particularmente habilidoso em conter custos são alguns exemplos de questionamentos importantes a se fazer.
- Verificando os pontos fracos: Igualmente, verificando-se que um determinado setor teve custos maiores do que o esperado, é relevante repensar na continuidade de tais práticas.
- Exames culturais: O processo orçamentário ilumina questões anteriormente obscuras na cultura do seu departamento. Por exemplo: a rotatividade de seus funcionários tem sido superior à média? Isso não é apenas uma questão de despesas; é também um sinal de que algo pode estar errado em sua liderança ou estrutura de gestão. Vale dizer que a cultura orçamentária está intrinsicamente ligada às práticas do departamento, permeando todo o escritório, não se limitando apenas à área administrativo-financeira e controladoria. Portanto, é imperativo que a cultura organizacional esteja harmonicamente alinhada para garantir a efetividade dessa abordagem.
Mantenha e analise seus dados de gastos para uma melhor tomada de decisões
Não faz sentido ter um orçamento legal e perder o controle sobre ele. A última coisa que você quer é chegar ao final do ano, perceber que houve um estouro em suas estimativas, e ter que explicar isso aos CFO’s…
Por isso, alicerçar-se em dados é um dos princípios fundamentais da cultura orientada ao orçamento. Isso te ajuda a acompanhar seus custos em tempo real.
A administração do orçamento, quando fundamentada em dados, indicadores e métricas, torna as decisões mais ágeis e precisas, pois estão embasadas em informações valiosas. Sem uma boa análise de dados, você corre o risco de tomar decisões orçamentárias que carecem de objetividade e são influenciadas por “achismos”. Quando isso acontece, as margens de alinhamento do orçamento do departamento jurídico com o valor para a empresa também podem diminuir.
Revise e ajuste sempre que necessário
O orçamento de um departamento jurídico pode ser definido no início do ano, mas será implementado com mais sucesso se for tratado como um “documento vivo”. Assim, uma vez estabelecidos e aprovados, os orçamentos não são inflexíveis. Importa dizer que tanto os orçamentos de receitas quanto os de despesas devem ser monitorados frequentemente e reavaliados diante de eventos significativos que justifiquem ajustes, como a integração de um novo sócio na equipe, o que inevitavelmente impactará tanto a receita quanto as despesas do escritório.
Ao revisar regularmente o seu orçamento, você poderá alterar as prioridades de gastos para acomodar o aumento das necessidades em uma área em detrimento de outra.
E aqui fica evidenciado mais uma vez a importância de ter uma base de dados estruturada que permita a obtenção de informações que possam ser revisadas e ajustadas sempre que for necessário.
Crie um fundo de reserva para custos inesperados
Os fundos de reserva são comuns na maioria dos orçamentos dos setores privado e público para cobrir custos inesperados. Os departamentos jurídicos também podem beneficiar de um fundo de reserva.
O grande desafio, porém, é diferenciar entre as despesas jurídicas ordinárias (que o seu orçamento já deveria contabilizar) e os custos extraordinários (que são impossíveis de prever). Portanto, considere em seu orçamento situações como a contratação para substituição de saídas inesperadas de colaboradores, eventos de força maior, questões litigiosas etc.
Maximize seu orçamento jurídico com Pact e Legal Insights
Diante dos desafios previstos para o orçamento do departamento jurídico, uma abordagem estratégica, realista e alinhada aos objetivos organizacionais é essencial. A adoção de práticas inovadoras e o uso de ferramentas especializadas podem ser os diferenciais para garantir não apenas a eficiência financeira, mas também a contribuição significativa do departamento jurídico para os objetivos da empresa.
Utilizando uma abordagem estatística e utilizando as informações disponíveis pelos departamentos jurídicos, Pact e Legal Insights analisam dados históricos, modelam diferentes cenários e conduzem uma avaliação de riscos. Dessa forma, conseguimos antecipar possíveis despesas futuras, aumentar a assertividade das atividades jurídicas e assegurar que a empresa esteja devidamente provisionada.
Se o seu objetivo é ter um bom orçamento para os próximos anos, preservar seu fluxo de caixa da empresa, fortalecer a credibilidade do departamento jurídico e embasar suas decisões em dados concretos, entre em contato conosco!
